ARTIKELDATABASE

Af: Henrik Kastoft, journalist

Mange små og mellemstore virksomheder kæmper for deres overlevelse lige nu. Én vej ud af krisen kan være regeringens hjælpepakker. Mød tre virksomheder, som har fundet vejen – og mød eksperten, som hjalp virksomhederne med at få styr på reglerne for at kunne søge hjælp.

Regeringen tilbyder økonomisk hjælp til virksomheder ramt af forårets store nedlukning af Danmark. Mange små og mellemstore virksomheder har dog svært ved fuldt ud at gennemskue lovgivningen, kravene til dokumentation og den præcise betydning af fodnoterne.

Heldigvis er der hjælp at få.

Thomas Laden Nørgaard er økonomisk rådgiver og partner i ProcOpt Management. Han giver i øjeblikket gode råd til mange selvstændigt erhvervsdrivende, hvis livsværk er truet på eksistensen.

Få fast grund under fødderne

”Vi tilbyder en løsning, hvor rådgivning om hjælpepakkerne som udgangspunkt er gratis. Vi tager en snak med virksomheden og forklarer mulighederne for støtte, så virksomheden selv kan komme videre eller vælge at hyre os til at gøre arbejdet,” forklarer Thomas Laden Nørgaard og giver et eksempel:

”Nogle af hjælpepakkerne kræver en erklæring fra en autoriseret revisor. Erklæringen koster en del penge at få udført. For en virksomhed på randen af fallit, vil det være meget ærgerligt at stå med en stor regning, hvis det efterfølgende viser sig, at virksomheden ikke kan få støtte, fordi den eksempelvis har et omsætningstab på 34% og adgangskravet er 35%. Vores rådgivning handler helt banalt om at få fast grund under fødderne og undgå at komme derud, hvor virksomheden ikke længere kan bunde”.

Ingen hjælp – ingen regning 

Når virksomhedsejeren har fået overblik over sin situation og mulighederne i hjælpepakkerne, tilbyder Thomas Laden Nørgaard en no cure – no pay-løsning, hvor ProcOpt Management hjælper med at finde den rigtige dokumentation, lave en vurdering af støttens størrelse, opstille scenarier for støttemuligheder og vilkår for eventuel tilbagebetaling af støtte. ProcOpt Management hjælper også med at guide virksomheden gennem den digitale ansøgning.

”Vi har valgt at barbere prisen for arbejdet helt ned til 2.000 kroner, som jeg anser for at være et meget stærkt tilbud, der afspejler, at vi er klar over, at det er en dyb krise og en meget svær tid for små og mellemstore virksomheder. Virksomhedsejeren får kun en regning fra os, hvis virksomheden faktisk får støtte. Dog kommer revisorerklæringen oveni, men det er ikke alle hjælpepakker, som kræver en revisorerklæring,” fortæller Thomas Laden Nørgaard.

Tid at vise samfundssind

Om baggrunden for at yde hjælp til virksomheder for et honorar langt under det normale, forklarer Thomas Laden Nørgaard:

”Vi har kompetencerne til at forstå, hvad der sker og tid til overs til at hjælpe. Derfor har vi besluttet at hjælpe virksomheder i nød og følge regeringens opfordring til at vise samfundssind”.

Og den indstilling er blevet taget meget positivt imod fra økonomisk trængte virksomheder i hele landet.

• Tville Tvilling: ”Usandsynligt generøst tilbud”
• Lise Leonhardt Hjorth: ”Thomas’ vidensdeling og kommentarer stod frem”
• Juliane Heinrichson: ”Ramt af krisen på to fronter”

”Nogle virksomheder kontaktede os i forventningen om, at der ikke var noget at hente i hjælpepakkerne for dem, men er blevet klogere. Andre har opdaget, at de kan få støtte, samtidig med at de arbejder sig gennem krisen og derved minimerer skaderne. Og så er der nogle få virksomheder, som ikke er ramt negativt af nedlukningen – men tværtimod tjener gode penge lige nu – men som også har taget godt imod rådgivning, fordi den har givet dem indsigt i mulighederne, hvis lykken pludselig vender”.

Afskedigelser kan være dyre

Lønkompensation for ansatte er én af de hjælpepakker, som giver mange små og mellemstore virksomheder grå hår. Dybest set står virksomheden og skal vælge mellem at søge støtte eller afskedige medarbejdere.

”Det er en svær balancegang, da det koster mange penge at betale løn til medarbejdere, når hjælpepakken ”kun” dækker 75% af lønnen eller maksimalt 30.000 kroner per måned. I vores rådgivning til virksomhederne lægger vi imidlertid vægt på, at det også koster penge at afskedige medarbejdere. Dels på grund af opsigelsesvarsel, dels fordi fyringer gør det vanskeligere at starte virksomheden op igen efter krisen. Det koster både tid og penge at ansætte og oplære nye medarbejdere, og kan for virksomheden betyde, at den vinker farvel til store dele af den fremtidige omsætning, som skal genrejse forretningen efter krisen. Men der er store brancheforskelle og derfor er de gode råd vidt forskellige fra virksomhed til virksomhed”.

Rigtige beslutninger kræver viden

Mens mange små og mellemstore virksomheder har fået ny viden om hjælpepakkerne gennem ProcOpt Management, er Thomas Laden Nørgaard også blevet klogere i de uger, der er gået, siden krisen brød ud midt i marts.

”Det har slået mig, at mange selvstændigt erhvervsdrivende har et utilstrækkeligt overblik over deres virksomhed, når det kommer til økonomi. Mange forsøger efter bedste evne selv at stå for regnskabet eller har en bogholder, der hjælper med at få tallene til at stemme, når året er slut. Det betyder i realiteten, at virksomhedsejeren ikke ved, hvad der er op og ned i deres forretning i økonomisk henseende. Dermed er der en stor risiko for, at ejeren træffer forkerte beslutninger i den daglige drift af sin virksomhed”.

Udover rådgivning i den aktuelle krise tilbyder ProcOpt Management derfor et regnskabskoncept, der hjælper små og mellemstore virksomheder med at føre løbende regnskab uden store anstrengelser.

”At drive en virksomhed uden løbende adgang til regnskabsdata er lidt som at køre en bil på landet om natten uden lys og uden sidespejle. Man ved dybest set ikke, hvor man er og det kan gå grueligt galt. Derfor hjælper vi virksomheder med at tilrettelægge en proces med så meget automatiseret bogføring som muligt. Det koster 5.000 kroner, hvis virksomheden vælger løsningen. Vi kan selvfølgelig også tilbyde at lave regnskabet for de virksomheder, som hellere vil fokusere på at drive forretning fremfor at administrere den”.

Her kan du læse om tre virksomheder, som fik hjælp af ProcOpt Management til støtte via hjælpepakker og dermed komme helskindet ud af Corona-krisen:

• Tville Tvilling: ”Usandsynligt generøst tilbud”
• Lise Leonhardt Hjorth: ”Thomas’ vidensdeling og kommentarer stod frem”
• Juliane Heinrichson: ”Ramt af krisen på to fronter”

Af: Henrik Kastoft, journalist

Juliane Heinrichson er én af de danskere, som er ramt af Corona-krisen både som ansat og som selvstændig. Hun er HR-chef på deltid i en rengøringsvirksomhed – og driver ved siden af sit deltidsarbejde en lille virksomhed, hvor hun er træningsinstruktør.

Som HR-chef har hun i øjeblikket travlt med at håndtere den situation, som Coronakrisen har skabt for den rengøringsvirksomhed hun er ansat i.

Og på samme tid har hun som træningsinstruktør måtte lide den tort at se sine træningshold lukke ned fra den ene dag til den anden, fordi der i øjeblikket er forbud mod forsamlinger på flere end 10 personer. Det har i praksis betydet, at hendes træningsinstruktør-virksomhed i øjeblikket har en omsætning på nul kroner og ingen aktiviteter.

”Det er en svær balancegang at skulle gå igennem en krise som denne og forholde sig til to nye virkeligheder på samme tid… både som medarbejder og som selvstændig”.

Lokale støtter hinanden

Som så mange andre søgte Juliane Heinrichson på Internettet råd om sin egen virksomheds muligheder for støtte via regeringens erhvervspakker.

”Jeg blev opmærksom på Thomas på en Facebookside, der hedder ”Corona Furesø”. Her tilbød Thomas lokal rådgivning til virksomheder ramt af krisen. Han havde tydeligvis sat sig ind i stoffet, men det betød også noget for mig, at Thomas er fra Furesø. Jeg kan godt lide princippet om at lokale erhvervsdrivende støtter hinanden”.

Thomas Laden Nørgaard fra ProcOpt Management har hjulpet Juliane med rådgivning om støttemuligheder og udfyldning af ansøgningsskemaer.

”Jeg er ikke helt færdig med arbejdet endnu og kan derfor ikke svare på, om jeg kan opnå støtte, men ifølge Thomas’ beregninger, forventer han, at der er hjælp for mig at hente,” fortæller Juliane Heinrichson, som i skrivende stund ikke har besluttet, om hun vil forfølge muligheden for støtte fra erhvervspakkerne eller midlertidigt lukke virksomheden.

”Lige nu kigger jeg også på muligheden for måske at starte et udendørs træningshold op… alt er i spil kan man sige”.

Stor hjælp for de små

I den givne situation synes Juliane Heinrichson godt om princippet no cure – no pay, altså at kunder hos ProcOpt Management kun betaler for Thomas’ rådgivning om veje ud af Corona-krisen, såfremt de efterfølgende opnår støtte fra erhvervspakkerne.

”Det er en stor hjælp for små virksomheder som min, men jeg forstår nok ikke helt, at han tør gøre det,” siger Juliane Heinrichson med et smil. ”Jeg synes, Thomas har været god til at sætte sig ind i min lidt specielle situation, hvor min virksomhed er en bibeskæftigelse og jeg både betaler A- g B-skat. Og så har det for mig haft betydning, at Thomas er lokal,” slutter Juliane Heinrichson.

Af: Henrik Kastoft, journalist

Tville Tvilling er psykoterapeut med sin egen praksis i Køge Centrum. Her hjælper hun blandt andre mennesker, som lider af angst og stress. En stor del af hendes klienter er teenagere. Og de har det svært for tiden. Foruden den individuelle terapi holder Tville Tvilling mange foredrag og arrangerer kurser.

Da statsminister Mette Frederiksen 11. marts gik på talerstolen og annoncerede nedlukningen af store dele af Danmark, gik alt imidlertid i stå i Tville.dk, som virksomheden hedder.

”Det var i realiteten, som om nogen havde trukket i en nødbremse. Fra otte klienter i gennemsnit om ugen plus foredrag og kursusvirksomhed… til ingenting. Det var en meget hård opbremsning. Omsætningen faldt øjeblikkeligt og drastisk”.  

”Derfor er jeg superglad for regeringens hjælpepakke og lønkompensationen på 23.000 kroner om måneden – baseret på min omsætning i 2019. Det dækker langt fra mit tab, men betyder, at jeg i det mindste kan betale mine regninger. Derudover søger jeg kompensation for udgifterne til de lokaler, jeg p.t. ikke må benytte,” fortæller Tville Tvilling.

Fantastisk hjælp

”Straks efter statsministerens udmelding var jeg klar over, at jeg skulle søge støtte via hjælpepakkerne, men syntes, det var svært at få et præcist overblik over hjælpepakkerne. Ikke mindst når det kom til dokumentation og hvor i regnskabsprogrammet, jeg skulle finde de oplysninger, myndighederne kræver”.

I en Facebookgruppe for soloselvstændige blev Tville Tvilling opmærksom på, at Thomas Laden Nørgaard fra ProcOpt Management beredvilligt svarede på spørgsmål fra ejere af nødstedte virksomheder.

”Thomas virkede som en, der vidste noget om tingene. Derfor kontaktede jeg ham, vi tog et online møde og indledte derpå et samarbejde. Og jeg må bare sige: Jeg havde i den grad haft problemer, havde det ikke været for Thomas’ hjælp. Han har været fantastisk. Uden hans hjælp med tallene, tror jeg ikke, det ville være gået så glat, som det gjorde”.

”Hans tilbud om no cure – no pay er et usandsynligt generøst tilbud. Egentlig synes jeg, at no cure – no pay principielt er på grænsen til det vanvittige, men i den aktuelle situation er det faktisk, et dybt sympatisk initiativ. Det står i skærende kontrast til nogle af de revisorer, som åbenlyst udnytter situationen til at score en hurtig gevinst. Thomas demonstrerer det samfundssind, som regeringen har opfordret os alle til at udvise i en svær tid. Jeg er ham dybt taknemmelig,” siger Tville Tvilling.

Overlever som selvstændig

”Jeg ved godt, at jeg i stedet for at søge råd hos Thomas kunne have ringet til Erhvervsstyrelsen eller Skat og få gratis rådgivning, men helt ærligt, så var jeg jo blevet nummer 4.073 i en alenlang telefonkø. Det gode ved Thomas er, at han tager sin telefon både tidligt og sent, og lykkes med at formidle noget tørt stof, som i bund og grund ikke er noget, jeg bliver høj af at beskæftige mig med”. 

Tville Tvilling er nu i gang med at omlægge og genopbygge sin praksis. Undervisning og kurser kører hun via internettet, indtil det igen bliver tilladt at mødes i større forsamlinger.

”Hvis Corona-krisen overhovedet har været godt for noget, så skulle det da være, at nedlukningen har lært os at mødes og modtage undervisning online.

Men en del af mine klienter – og her tænker jeg især på mennesker med angst – har ikke mod på online sessioner. De har brug for nærhed og nærvær. De har det svært nu, og derfor håber jeg, at vi snart kan tage hånd om dem igen”.

Dén væsentlige opgave er Tville Tvilling klar til at genoptage, når tid er. Med ProcOpt Managements hjælp regner hun med at kunne klare skærene og overleve som selvstændigt erhvervsdrivende med speciale i psykoterapi.

Af: Henrik, Kastoft, journalist

Lise Leonhard Hjorth er direktør for Inq, som gennem 20 år har skabt kommunikation i Skandinavien for nogle af verdens mest progressive livsstilsbrands. I dag skaber Inq brand newsrooms i virksomheder til ekstern vækst og intern forankring.

Nedlukningen af Danmark og store dele af erhvervslivet betød for Inq, at majoriteten af projekter blev udskudt med omgående virkning.

”I en ukendt og alvorlig situation har jeg altid rådført mig med eksperter, for at kunne tage de bedste beslutninger. Jeg oplever, at sparring med fageksperter altid skaber markant bedre beslutninger. Og det er ikke nødvendigvis de største konsulenthuse, som giver de råd, der viser sig at være de vigtigste. Jeg spottede Thomas og ProcOpt Management i en netværksgruppe. Thomas’ vidensdeling og kommentarer stod frem blandt talrige stemmer, fordi Thomas hele tiden var velinformeret og præcis på et tidspunkt præget af forvirring,” fortæller Lise Leonhard Hjorth.

Stærk forretningsforståelse og overblik

”Jeg har oplevet Thomas som uhyre velinformeret, saglig og virkelig god til at omsætte sin viden til tydelig rådgivning – netop den type ekspert jeg værdsætter. Særligt i en usædvanlig situation som Covid-19”.

Hun fremhæver også ProcOpt Managements tilbud til kriseramte virksomheder om no cure – no pay:

”Thomas’ rådgivningspakke er stærk og uhyre konstruktiv, fordi virksomheder kun bliver faktureret, såfremt de kvalificerer sig til økonomisk kompensation via hjælpepakkerne. Jeg har ikke set andre i markedet tilbyde samme høje kvalitet og gunstige vilkår,” forklarer hun.

Forstår moderne virksomheder

”For de fleste er det forståeligt nok støttemuligheder og styrkelse af cashflow, der er i fokus nu. Det er også væsentligt at gennemgå alle virksomhedens tal og fremtidssikre – og her har Thomas en styrke”.

”For Inq blev det signifikant, at Thomas – uagtet at han arbejder mest med klassiske små og mellemstore virksomheder – også er den rette til at forstå og rådgive veletablerede virksomheder, som har solid omsætning, men strategisk drives som en start-up med mange variabler. Den hybrid falder uden for radaren hos mange andre”.

”Jeg synes, Thomas’ tilgang til strategisk økonomisk rådgivning er yderst relevant. Modsat mange andre rådgivere fra store konsulenthuse evner Thomas at kombinere stærk og bred økonomisk faglighed med stor forståelse for virksomhedsdrift. Dermed giver hans rådgivning og sparring værdi fra første møde”.

Alarmklokkerne gik i gang, da implementeringen af et nyt system til økonomistyring gik i stå. Efter et halvt års samarbejde med ProcOpt Management er der nu styr på situationen… og mere til.

Af Henrik Kastoft, journalist

Der er mindre end to måneder til afslutningen af regnskabsåret for virksomheden ILS i Allerød. Tallene ser lovende ud. Faktisk tyder prognoserne på det største overskud i virksomhedens 27 år lange historie.

Ni måneder tidligere – ved årsskiftet 2018-2019 – var udsigterne noget dystre på grund af problemer med implementering af nyt økonomisystem, beretter virksomhedens grundlægger, direktør Kim Saksager:

”Firmaet voksede hurtigere end vores bogholderi. Der var behov for et nyt økonomistyringssystem”.

Det gav sved på panden for den daglige ledelse… også Peter Nygaard, som er salg- og marketingchef hos ILS:

”Situationen var alvorlig. Ved nytårsskiftet 2018-2019 stod vi midt i implementeringen af et nyt system til økonomistyring, men havde ikke ressourcerne til at føre den ud i livet”.

Styrket ud af krise

ILS sælger og servicerer laboratorieudstyr i Danmark. I alle årene har direktør Kim Saksager lagt vægt på stabil vækst præget af jysk sindighed.

”Virksomheden er ikke så stor, at det kan lønne sig for os at have en medarbejder på fuld tid til at stå for vores økonomistyring. Derfor gjorde jeg, som jeg har gjort så ofte før… brugte mit netværk. Jeg henvendte mig til en god ven, Torben Winther, som gennem årerne har hjulpet mig med at rekruttere 2/3 af medarbejderne i ILS. Det har han gjort godt, for ansatte i ILS er kompetente og vellidte, og en del har været hos ILS i 10-15-25 år,” fortæller Kim Saksager.

Vennen nævnte, at han er i netværksgruppe med Thomas Laden Nørgaard fra ProcOpt Management, som er eksperter i økonomistyring. Og det var det rigtige match: For økonomistyringssystemet er stort set implementeret og alt kører efter den plan, som blev lagt, da ProcOpt Management blev hyret ind som ekstern hjælp og fik ansvaret for at færdiggøre implementeringen.

”Vi har lagt udfordringerne bag os, men vi er nået længere end det: Med Thomas har vi fået en dyb forståelse for økonomistyring. Tidligere kunne vi ”kun” bogholderi, men nu kan vi læse dybt i regnskabstal. Det har gavnet vores forretning… og har givet mig frihed til som direktør at tage vare på andre dele af virksomheden,” fortæller Kim Saksager.

Fra mavefornemmelser til præcision

Salg- og marketingchef Peter Nygaard er meget enig:

”Vi har fået data, statistikker og indsigt. Thomas har givet os nogle værktøjer, som er til stor glæde og gavn for salgsteamet. Vi bliver nu – meget tidligere end før – gjort opmærksomme på forhold, vi skal tage vare på. Det giver os bedre tid til at handle”.

Indsigten skyldes ikke mindst værktøjet Power BI, som blev koblet på Allerød-virksomhedens nye økonomistyringssystem. Det skete på anbefaling fra Thomas. Power BI er et værktøj fra Microsoft og bruges til at visualisere og dele data på tværs i en organisation eller til implementering i apps og på hjemmesider.

”De mange nye tal er motiverende for os. Nu kan vi tydeligere end før se, hvad effekten af vores arbejde er. Systemet er så fint kalibreret, at vi kan se på graferne i dag, hvad vi solgte i går. Hvis der er svigtende salg et sted i forretningen, opdager vi det langt tidligere end førhen,” siger Peter Nygaard.

Som salg- og marketingchef er han mere end fornøjet med den nye virkelighed:

”Det er blevet markant lettere at følge forretningen og det er godt for en virksomhed som ILS. Som distributør af laboratorieudstyr for 7-8 store producenter, har vi en række opdragsgivere. Vi skal gerne være på omgangshøjde med producenternes data… helst lidt foran. Vi er gået fra at arbejde med tal på månedsbasis, som gav os en mavefornemmelse til daglige tal, der giver os et meget præcist billede af situationen lige nu,” fortæller Peter Nygaard.

En gave for virksomheden

”Med vores forretningsmodel er det oplagt, at vi gerne vil have online adgang til fuldt opdaterede tal, så vi ved, præcist hvor vi er og med meget nøjagtige beregninger af, hvorhen pilen peger,” siger salg- og marketingchef Peter Nygaard.

Eller som direktør Kim Saksager sammenfatter det:

”Kombinationen af Thomas og den nye software har været en gave for os. En del af Thomas’ arbejde har bestået i at tilpasse denne software til vores nye økonomistyringssystem. Lige nu ser det ud til, at vi styrer mod det bedste resultat i virksomhedens 27 år lange historie”.

Og netop regnskabet er en ny opgave, som er lagt i hænderne på ProcOpt Management. Thomas Laden Nørgaard er også inviteret indenfor i bestyrelseslokalet.

”Vi har en professionel bestyrelse. Den mødes to gange om året. Thomas har haft foretræde, hvor han præsenterede sig selv og vores nye system. Bestyrelsen er begejstret for, at virksomheden nu har fået en deltids-regnskabschef. Set i bagspejlet har bestyrelsesmedlemmerne nok båret over med mig i ny og næ. Efter næsten 30 år var det næppe nogen stor hemmelighed for bestyrelsen, at jeg ikke har den nødvendige regnskabsmæssige baggrund, der kræves til den størrelse virksomhed, som ILS har udviklet sig til,” siger Kim Saksager med et smil.

”Med Thomas har jeg fået en god sparringspartner. Thomas er tæt på forretningen. Både for bestyrelsen og mig er det lettere at tolke hans råd og omsætte til handling,” forklarer Kim Saksager.

Og en god investering

På spørgsmålet om det kan betale sig for en mindre virksomhed som ILS at hyre ekstern hjælp til økonomistyring, peger både direktør og salg- og marketingschef på, at virksomheden tidligere har haft lønudgifter til en bogholder og betalt konsulenthonorar til Deloitte. De udgifter var samlet set større end samarbejdet med ProcOpt Management.

”Spørgsmålet er vel snarere, om vi har råd til at lade være? Økonomistyring er et tungt område. Thomas er yderst kompetent og besidder stor faglighed. Vi er i dag i stand til at lede virksomheden bedre… i kraft af tal, som Thomas har lagt i hænderne på os,” siger salg- og marketingchef Peter Nygaard, som også giver ProcOpt Managementet godt skudsmål på det mere personlige plan:

”Thomas er en god og omgængelig fyr. Jeg har mødt mange bedrevidende økonomifolk… sådan er Thomas ikke. Han træder ind ad døren på bedste vis og deler ud af sin viden uden løftede pegefingre. Alle forandringer kræver tilvænning, men medarbejderne i salgsteamet er glade for samarbejdet med Thomas,” lyder det fra Peter Nygaard.

Nu er der ro på igen

Kim Saksager, som grundlagde ILS for snart tre årtier siden, runder af med at konkludere, at samarbejdet med Thomas Laden Nørgaard og ProcOpt Managementer en investering, der skaber gennemsigtighed.

”Den nye indsigt i forretningen har bragt meget motivation og dynamik ind i vores salgsarbejde. Og på det mere personlige plan har samarbejdet løftet en tung byrde af mine skuldre. Det er en stor lettelse, at jeg ikke længere skal bruge tid og energi på at tolke en masse data. Nu får jeg nogle få tal, som jeg ved, at Thomas har læst korrektur på”.

”Ja, jeg har fået bedre tid til at tænke over alt muligt andet end tal og økonomistyring. Men jeg behøver ikke tænke så meget over nye veje for ILS. Vi skal bare vokse støt og roligt, akkurat som vi har gjort i de foregående 27 år,” smiler Kim Saksager og ligner en mand, der nok skal nå sit mål.

”Jeg har fået natteroen tilbage. Usikkerheden er væk. Vi var i en situation, hvor advarselslamperne blinkede. Nu er der ro på, og vi er klar til nye udfordringer”.

Business Partnering is optimal when you can adapt to changes and are able to convert new information into intelligence specially created for decision making. In a world of flexibility, you would therefore often feel it is a good idea to make changes to the basic accounting setup to support your business analytics and ability to get more information at hand automatically. Though, it does not really work if no one listen to your analysis. Many people experience that their work is not being taken seriously even when it is very well executed and the intelligence that has been created is very systematic, logic and correct. The question to be raised here is why and how can this trust be build for the partners to trust the numbers?

In my experience, non-finance professionals do not view things the same way and do not understand the logic in the same way as finance professionals. They need to have something comparable and experience repeated and uniform reports to build the trust for them to believe that nothing has been missed in the analysis. Therefore, it is a good idea to define and agree a basic setup of accounting, reporting and processes that works in a standardized and well-structured environment, preferably setup with AI (Artificial Intelligence) and that you will not change this for a long period. Though, you should of course adapt to issues on data quality and not neglect this along the way.

This will ensure a repeated uniform set of data and reporting.

To establish the trusted partner environment, it is also important that you create the feeling of “one truth” to all the reports. If business leaders see different reports that indicate different numbers, even from other parties, they will start to distrust your numbers. Therefore, it is important to manage the data access carefully but also to be on top of any discussions ongoing anywhere in the business concerning financials to ensure that the numbers that will be presented are aligned with the information you are reporting.

If you get this right, you are off to a good start on Business Partnering as the fundamentals for creating the trusted environment will have great conditions.

The but you may have in mind is, what about customized reporting that matches the current needs for the business? If you have the basics in order, you can always build on this and perform your analysis on a deeper level in subsystems or excel but the final conclusions that you are to present shall match with the basic accounting and reporting to ensure that the business stakeholders understand the meaning of your conclusions as they can easily compare to what they normally see.

Another great thing about a standardized environment with good systematic processes, is that you will enable a “privilege of focus” from looking at all the processes around numbers, controlling the data quality and use a lot of time on standard reporting, you will be able to focus your time more on value creation analysis and reporting.

Good luck on creating your environment.

 

See more inspiration on my previous blog posts or follow my company ProcOpt Management:

Competencies of the Business Partner

How to be a Chief Value Officer?

Do your IT systems support your business?

Professionals Should Not Talk Together

Create Value with Relationship Management

Does Standardization and Business Partnering go Hand in Hand?

Does CEO’s enjoy feeling alone?

As the work environment has developed over the past many years, it has become more common that people on the job looks at an e-mail inbox full of expectations of actions with short deadlines. It is important that we are efficient and can handle many tasks at the same time and close issues that has come to awareness. In a world where the markets become more competitive every day and costs need to be saved, efficiency is more important than ever. The question to be raised here is: Are we really that efficient as we are working with a higher pace?

E-mails can become a catalog of ideas. I have seen many people in the situation where they get an idea and then straightaway forming this into an e-mail requiring some or a lot of people to do a lot of things that satisfy a “need for information” which does not really create value that is worth more than the cost to produce it. This leads me to say that in the specific tasks that we undertake, we are definitely doing it quicker and sometimes also more efficiently but as we do not stop to create a clear picture of what we are really doing, we are spending a lot of time on doing work that does not create any value. What we really need to do is to prioritize those tasks that will create the most value to the business.

When we are in a hurry, we also tend to not make ends meet by discussing the tasks with other interested parties along the way getting the best insights and evaluations on the direction. To be successful, we need to understand what the implications are of a specific decision to our surroundings in order is to understand if an idea is in fact good. There are mainly three questions that you need to discuss:

1. Which value does the decision bring to the company (short-term and long-term)?
2. What are the costs (including both time and money) to do this (short-term and long-term)?
3. Who in the organization will gain and who will lose (in order to prepare proper communications)?

Some would say you can get the answers on above by sending an e-mail to the interested parties and getting a proper reply, but I dare to say you will not. Do you recognize receiving an e-mail from a person and then talking to the person later, realizing that you completely misunderstood the context of the e-mail. I believe most people have. Therefore, I say people need to talk in order to truly understand what the implications on a business decision are.

Often, a change will lead to something good overall but some people will see what hits them seems to a the opposite. Therefore, it is very important that those people (or the leader of those) are included in the decision making process and understand that there are negative (or negative looking) implications to their part of the business, so that they can also feel motivated to do the change.

Imagine the example that you need an extra resource to do admin work that is already being performed to create space for other employees to utilize their competences better. Some people will feel a relief that they can handover some tasks, some people will feel threatened by this new and some people will feel the urge to say naturally create more value. The leader can help pointing people into the right set of feelings by involving the people in the project and letting them know how they should reflect on their own tasks contra the additional value that is expected. This will improve the motivation of the people.

Prepare for Decision Making

A bad business decision, even the small ones, can cost the company a lot of money in wasted time and materials as we do not always understand all layers of the business. Therefore, it is important to invest time in taking the right decisions. Please remember, that talk and understanding require preparation. If people need to be able to answer, they also need to know what you are going to ask. Therefore, meeting invitations should always include an agenda and expectations on what the people invited should bring to the table. Many people tend to take this more laissez faire and pop the important questions when they meet. If you do this, please do expect that the people answering the questions did not have time to check what is important and might forget important details. In this case you risk getting poor information that will lead to the wrong decision.

Optimal Value on Implementation

If you let people in on business decisions and talk to people during the decision phase you are also more likely that those people feel that the decision will help the company and they would be eager to support a great implementation of the change at hand. Communication is much easier when people do not have the chance up front to say: “Is this really good for the company?” and their manager are not able to come up with a prompt answer of “Yes, because…”. Through involvement you get a big motivation from the people in your organization and you will also be more likely to receive feedback on what is working well and what is not so that you can adjust along the way.

Do not forget that talk and evaluations does not end as a decision is made. You need to continue this until the change is fully implemented and tested.

Celebrate Your Success

Another important element that is often forgotten is to celebrate the success at hand.

Often, we finalize a task just to start directly on the next one. This means that you started off on a good hand and everyone has been very motivated by getting things done but when we finalized this exciting project, we just fell back into business doing what we normally do or start on a new exciting project and almost forget what we have actually accomplished. To keep up the motivation in people, we should take a breathe and say: “Well done”. Even you, as the custodian, should clap yourself on your shoulder and be proud of your accomplishment.

My conclusion therefore is: E-mail is a good tool but you need to remember to slow down on e-mail communication, spend time to talk to each other, listen and become a team that celebrate your successes. Remember the good old team spirit and do not lose this in the digital space.

 

See more inspiration on my previous blog posts or follow my company ProcOpt Management:

Competencies of the Business Partner

How to be a Chief Value Officer?

Do your IT systems support your business?

Create Value with Relationship Management

Does Standardization and Business Partnering go Hand in Hand?

Does CEO’s enjoy feeling alone?

More often, you see job ads popping up with the title of Finance Business Partner but who does this really relate to and where does this person sit in the Finance Organization?

My perception is that a Finance Business Partner should not be a position but a nature of how you do finance. The CFO, Business Controllers, Accountants and analysts should all have a mindset of Business Partnering of some kind. Some, more dedicated to this than others.

The nature of Business Partnering consists as the wording says of two parts:

Business: This part relates to not only focusing on finance but on the business as a whole. You need to understand the business from marketing, staffing, supply chain, cost structures, vision and so on to create a perspective on how to best utilize each aspect of the business to optimize the final outcome that can be measured and controlled through finance reporting.

Partnering: For this part, you need to focus on establishing and maintaining partner relations in the organization through your knowledge and understanding around the business. You need to work closely together with the rest of the organization to strategize on how to perform at the best and create your own opinions on how to achieve optimal results from the business.

This may sound easy but in real life this has not really been implemented at many places. The great question is how you actually do implement this? I would dare to say that it is easier to implement the concept of Business Partnering in a small company than it is in a large company as it is really about people and changing the mindset of those people. In a small organization you have a small number of people that you need to influence with this mindset but not all people can adapt to this at the same pace. In a small company you will be able to follow the people’s development better. You will therefore also see that a bigger company will have additional challenges as it is very hard to follow up on all employees which means you should influence as many as possible through local training and appeal to the interests of the employee as a kind of internal marketing. Local training is also important as you often also have language barriers and cultures.

Benefits at all levels

At a local level you will see that your Business Controllers will focus not only on doing finance reports but also investigate how the processes work around them and come up with ideas and suggestions of how departments can work more efficiently together. But getting around in the business and asking the right questions they will be able to influence people to consider if what they do is actually the best thing for the business instead of just falling in to bad routines. Sometimes they figure that someone is doing tasks that are overlapping with other people where time could be saved and often they also see tasks that could have been simply automated by engaging other people with the right skills. This can therefore lead to better time utilization and thereby better quality or lower unit costs. You thereby improve the competitiveness for the business but will most likely not be able to see how these improvements were initiated on a corporate level unless you look specifically for this. Your Finance employees will also be able to create better Business Intelligence Reporting as they are not only reporting on numbers but on Business Performance and improvement.

If you implement this at a higher organizational level you have more focus best practices and improvement. You are again very dependent on Business Intelligence and understanding what can be improved. If you start from the top, it will be very difficult to really understand what you can benefit from. You will probably be able to look at initiatives from other companies that is creating value and from past experiences, but the true value will show if you enable a good reporting scheme to get the valuable information and create a structured environment for collecting and spreading this information to the rest of the organization. The information will by no doubt be more useful if you first implement Business Partnering locally but the leadership team should endorse this and enable the potential for sharing and networking across the company to gain the best results possible.

If you want to start your journey, you are welcome to contact me and start planning for your business. You are also welcome to seek further inspiration on my previous blog posts:

Competencies of the Business Partner

How to be a Chief Value Officer?

Do your IT systems support your business?

Create Value with Relationship Management

Does Standardization and Business Partnering go Hand in Hand?

Does CEO’s enjoy feeling alone?

Read more about my company on my company site: ProcOpt Management

It has become quite common that the IT systems that are used in businesses are seen as a burden rather than an asset. Are this because it really is a burden or does people not really understand the value of the systems? Or does the system simply become a burden as people do not see the value of the system?

Companies spend millions of dollars on implementing IT Systems that does not seem to have any actual value. If the systems do not add value to a company, then why do businesses keep investing in these systems? These are all very interesting questions you might ask yourself as you see examples of such systems.

Companies have very different approaches to IT systems and how to work with them. Often, you will experience that small business will have a higher success rate on their IT setup than larger companies. This is most probably because the small businesses have a very clear and straightforward set of processes and ways of working so they can easily have an overview of how the processes fit together. On the opposite hands, big global companies have many different cultures of working and goes for a one-fit-all solution, but it does not fit all. Further, it become more difficult to actually understand how the processes work together as you have many people with each their expertise area and no one to see the full picture.

The big question is: “Is it then worth investing in new IT systems?”. My short answer is “Yes”.

Value cannot only be measured in time spent but also considers perception in the market on quality. I.e. if your competitor has an IT system to manage their portfolio, they may appear more professional if you don’t. Even if the system does not work. It is all about keeping up appearances and therefore helping your ability to compete in your market. Also, you will most probably get value from information stored in your system that will make things easier for you afterwards and save time that you do not really see.

On top of this, I would say if you approach your IT implementation with good analysis on your processes and how to optimize the relations between systems and people, you will gain many more upsides from a system implementation that will also help your bottom line. I would recommend having a Finance Business Partner take the role of IT implementation as a middle man binding the processes together. A Finance Business Partner is not anyone from a finance department but a person with a specific mindset for value creation and the ability to see the full picture and none the least a person that can really listen. One thing is for sure. You need to have a person responsible for this who is independent from the IT provider and who will represent your interests. This could be a person on your wage list or an external consultant dependent on your needs and size of business.

See also my article around “Competencies of the Business Partner” for more inspiration on this person.

One thing is to implement a new IT system but another important thing is to identify the system that will actually fit the purpose of your business and create the value that will get you ahead of the game. This is as well a task for the Finance Business Partner who will be able to review what you need to get ahead of the game and compare that to different IT solutions to match where you will see the most benefit, also keeping in mind the total cost-benefit analysis.

I wish you all a great IT hunt and a great summer which is ahead of us.